|
一、目的
- 本辦法依據「國立交通大學國際會議廳管理辦法」 (97.5.23第17次行政會議通過) 修訂實施。
- 為充分使用及完善管理國際會議廳及相關會議室，特訂定本辦法。
二、定義
本辦法所規範之國際會議廳包括「工程四館合勤講堂」(原「國際會議廳」)、「交映樓CPT國際會議廳」及電機學院管理之其他會議室等。(以下簡稱本學院、本講堂、本會議廳、本會議室 等)
三、活動項目
依前條定義之相關場地僅供學術、藝文、慶典、集會、訓練、社團舉辦活動及展覽之用，如屬政治性、宗教性及商業性等相關宣傳與活動，得以專案(備企劃書)申請借用，經學院及校方同意後，方可使用。
四、使用優先順序（未完成借用程序者依下列優先順序登記使用）
- 全校性會議需求。
- 本學院大班教學上課需求，如修課人數170人以上之定期排課，需提供修課名單並於學期開始時向課務組申請排課。
- 校內單位主辦國際性學術會議或大型學術會議。（以60天前提出申請為原則）
- 校內單位主辦之大型研討會或學術活動。（以14天前提出申請為原則）
- 校內學生社團舉辦學術研討活動。（以30天前提出申請為原則）
- 社團、營隊、各學會等辦理之學生活動。（以30天前提出申請為原則）
- 校外單位主辦或公益團體舉辦之學術研討會議經本學院主管核准。（以30天前提出申請為原則）
五、申請流程
依前條各款所定之申請時程檢附活動說明書提出申請，請利用網際網路連至電機學院網站場地租借頁面登記、選取相關需求並列印出「場地借用申請單」，由借用單位負責人簽章後提出申請；經場地管理單位確認批價及本學院一級主管核准後，於活動前7天完成繳費(或繳交保證金)。教職員或學生社團及學生自治組織由各輔導單位代為申請，並加會學務處；校外單位一律由機關團體行文本校申請借用，並副知總務處。
六、費用（採四級收費，收費標準由各一級管理單位自訂，以上午、下午、晚間各4小時為一時段計算，提撥一定比率給學校）
- 一級收費：民間企業及工（商）會等團體，以100%計費。
- 二級收費：本校企業會員或財團法人單位辦理之未售門票活動，以70%計費。
- 三級收費：政府各機關團體、各級學校及民間公益性團體，以50%計費。
- 四級收費：本校各系所（單位）、社團、學生自治組織或與校外聯合舉辦之活動。以25%計費。
- 本學院各單位或大型課程經本學院一級主管批准免繳場地費之借用，得另繳交設備器材電費清潔等基本損耗費用每時段NT$600元；依勞動基準法規定，遇非上班時間之值班另需繳交人員加班費用(勞基法規定假日加班費用為時薪之8/3約為NT$600/時，加班人員由本學院指派)。
七、使用規定
- 經同意借用後，如有迫切需要收回自用時，應事先徵得原申請單位同意，始得改期或取消；如取消時無息退還已繳場地費。如遇人力、不可抗拒因素得提出延期或退費之要求，校方不須負任何賠償責任。
- 使用場地時，若需使用各項視聽設備，需先向管理人員商借，並經其指導操作，始可使用，費用另計。
- 會議廳場地均提供基本設備，為：數位講桌一組、中央單槍投影機含銀幕一組、有線/無線麥克風兩支(領夾或手持自選)、報到桌椅一組，其餘設備請依前條規定額外租用，並請於申請時一併填寫完畢。
- 工程四館地下一樓「合勤集思空間」為獨立之公共空間，借用合勤講堂不包含該空間。
- 本學院工程四館「第二會議室」目前為 院長專用會議室，恕不外借；借(租)用其他小型會議室需與本學院相關之會議及活動方能借(租)用。
- 為避免相互影響及干擾，交映樓「CPT國際會議廳」及「1F室內通廊」若有一方場地借出，另一場地即不再出借不同使用單位。
- 僅借用交映樓「CPT國際會議廳」者，活動範圍為大廳門口長廊，請勿跨區進入「1F室內通廊」。
- 各場地如需額外佈置，應於申請單註明並徵得同意，活動結束後應負責清理並回復原狀
- 各場地場勘以半小時為限；會議前一天內若無其他單位借用，先前佈置以一小時為限，如需超過上述時間請依借用辦法之規定另行增借時段。
- 會議廳禁止攜入食物及飲料(不含有蓋可鎖緊之保溫杯)，並全面禁煙。
- 應維護各種設備愛惜使用，倘有毀損需負責原價賠償。
- 已繳納費用因故無法按期舉行者，除天災等不可抗拒之因素，得檢附原繳款收據，申請全額退費外，餘按9成退費；超過二個月仍未辦理退費者，視同放棄。
- 若有冒名借用者，除補繳差額費用外，日後並得停止借用或不予折扣。
- 各時段基準為：上午08:00~12:00、下午13:00~17:00、晚間18:00~22:00
- 各會議廳，借用者應控制時間，避免影響次一時段之借用。
- 校外車輛進出校園統一由本校駐警隊管理，請提早向駐警隊辦理會議當日停車收費事宜。(校內分機：50092)
- 以上規定若有違反，爾後管理單位得拒絕該單位借用場地及設備。
八、本辦法經電機學院院務會議通過後公佈實施，修正時亦同。
附錄：
一、各會議廳(室)提供現有基本設備及數量一覽表：
二、各會議廳(室)可額外租用設備及數量一覽表：
|
電機學院會議室使用注意事項
|
電機學院會議室(以下簡稱本院會議室)目前共分：
- 第一會議室(ED528)可容納約 75 人:
備有橢圓會議桌椅、會議麥克風系統、玻璃白板、電動投影幕及投影機、遠距會議系統。
- 第二會議室(ED209)可容納約 25 人:
備有Ｕ型會議桌椅、電動投影幕及單槍投影機、遠距會議系統。
- 第三會議室(ED310)可容納約 10 人:
備有橢圓會議桌椅、隱藏式白板、電動投影幕。
本院會議室可支援「本院各單位」及「本校各單位與本院相關會議」使用。惟「本院各單位」借用本院會議室，需於各單位之會議室、研討室不敷使用或會議人數過多而無法容納，並經各單位(系所)辦公室於申請單上註解證明時，本院會議室方得支援使用。
借用本院會議室請先至本院網站查詢欲借用之場地、時段是否無其他單位借用，確認後再下載「場地借用申請單」填寫，並由單位主管核章。完成核章之「場地借用申請單」必須於借用時間一週前送達本院，由本院審核借用與否。
本院第二會議室(ED209)為本院 院長、副院長及本院辦公室專用會議室，除了本院 院長、副院長及院辦公室各業務承辦人列席會議以外，恕不借用。
本院會議室不對校外單位開放借用。
|
|
電機學院西向廣場借用注意事項
|
電機學院工程四館西向廣場(以下簡稱本院工四西向廣場)為緊鄰工程四館西側之半圓形廣場，並含南北兩側之方型廣場。
借用本院工四西向廣場，無論作何用途，使用完畢皆需恢復原狀，必要時必須清洗地面，場地不得打釘、挖洞、染色上漆等破壞性之行為。使用完畢需請管理員檢查後方完成借用程序。
本院工四西向廣場開放本校各單位免費借用，借用本院工四西向廣場請先至本院網站查詢欲借用之場地、時段是否無其他單位借用，確認後，再下載「場地借用申請單」填寫，系所單位或系學會等單位由單位主管核章，社團需由課外活動組核章。
完成核章之「場地借用申請單」必須於借用時間一週前送達本院，本院將依據借用單位以往借用場地之使用紀錄及復原(清潔)情況來決定借用與否，若經管理員認定有不良紀錄者將不予借用。
借用本院工四西向廣場，若需夜間開燈者，每時段(4hr)酌收新台幣伍佰元場地費，用以補貼電費支出。另，本場地絕對嚴禁烤肉(烤肉活動請依本校規定向事務組借用本校烤肉場實施)。
|
|
其他注意事項
|
校外借用單位若須於各出借場地使用WIFI無線網路，請自行向資訊技術服務中心提出申請。
於假日之場地借用，若需開放工程四館門禁，請於繳交場地借用申請單時一併向本院申請。
|
|
以上事項於中華民國 104 年 11 月 5 日起實施
|
|
|
場地借用辦法
